Verplichte Functionaris Gegevensbescherming

Ondersteuning vanuit ANT voor verplichte Functionaris Gegevensbescherming (FG)

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft een definitieve grens vastgesteld voor grootschalige gegevensverwerking, waardoor duidelijk is wanneer een Functionaris Gegevensbescherming (FG) verplicht is. 

Hoe zat het ook alweer met een FG en grootschalige verwerking?
De AVG verplicht zorgaanbieders die grootschalig gegevens verwerken een FG aan te stellen. Volgens de eerste berichten van de AP zou dit wel gelden voor ziekenhuizen, maar niet voor solo werkende zorgaanbieders. Alles daar tussenin was onduidelijk, hetgeen veel vragen opriep. Wanneer wel en wanneer niet?

Nuancering
De AP heeft haar standpunt op 11 december jl. nader genuanceerd. Als meer dan 10.000 betrokkenen in een systeem zijn ingeschreven,  dan ziet de AP dat als grootschalig en is een FG vereist.

Wat betekent dit in de praktijk?
Groepspraktijken zullen snel boven de 10.000 betrokkenen zitten en zijn dan verplicht een FG aan te stellen. Maar ook kleine praktijken moeten met die grens rekening houden. Want die grens is eerder bereikt dan gedacht. Dat komt doordat de AP spreekt van betrokkenen.

Ziet die grens van 10.000 alleen op de actieve ingeschreven patiënten?
Nee. De grens van 10.000 ziet op alle patiënten waarvan de gegevens in het systeem worden bewaard, dus niet alleen de gegevens van patiënten die daadwerkelijk nog regelmatig in de praktijk komen tellen mee, ook de gegevens van passanten, patiënten die in een weekenddienst in de eigen praktijk zijn behandeld of patiënten die naar een andere praktijk zijn overgestapt, maar waarvan de gegevens nog wel (moeten) worden bewaard tellen mee. En die bewaarplicht is 15 jaar, dus dat tikt al vrij snel hard aan. Gaat u zelf na of u dan nog steeds die 10.000 niet overschrijdt. Bij twijfel doet u er verstandig aan toch een FG aan te stellen.

Extern of intern regelen?
Dat moet u zelf weten. Wij zijn van mening dat het goed is als een FG dicht op de werkprocessen zit. Daar kan uw organisatie op meerdere vlakken profijt van hebben, al was het dat iemand toeziet op naleving van de wettelijke verplichtingen. Dat is makkelijker te realiseren met een FG binnen de eigen organisatie. Aan een FG stelt de wet slechts als eis dat deze goed geïnformeerd moet zijn. Een goed voorgelichte assistente of praktijkmanager kan de rol van FG invullen. De AP stelt als voorwaarde dat deze persoon afdoende afstand heeft tot de organisatie. Om die reden mag de FG niet de praktijkhouder zijn.

Passende ondersteuning vanuit de ANT
Wij hebben ons georiënteerd op een passende ondersteuning vanuit de ANT. Daarbij sprong er voor ons uit een opleiding voor een interne FG gecombineerd met een helpdesk bij een gespecialiseerd kantoor, een en ander voor een vaste fee. Standaarddocumentatie, waaronder een addendum op de arbeidsovereenkomst, maken deel uit van het pakket. Deze service kost normaal € 350,- per jaar, maar leden van ANT kunnen zich abonneren voor € 250,- per jaar. Wilt u meer weten over deze opleiding klik dan hier. De volgende opleidingsdagen zijn woensdag 6 februari 2019, donderdag 28 februari 2019 en dinsdag 19 maart 2019. Vermeld bij aanmelding dat u lid bent van ANT.

Wie stel ik aan als FG?
Als praktijkhouder mag u niet de FG zijn. Ter borging van de onafhankelijkheid van de FG, is in de AVG geregeld dat de FG ontslagbescherming heeft, enigszins vergelijkbaar met een lid van de ondernemingsraad of een zieke of zwangere werknemer. Dit betekent dat u de arbeidsovereenkomst met een werknemer niet mag opzeggen, wanneer die als FG binnen de praktijk werkzaam is. Daarop zijn een aantal uitzonderingen. Zo eindigt een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd gewoon per de afgesproken datum en is ontslag mogelijk als de FG zelf instemt met de opzegging.

U doet er, gelet op het bovenstaande, verstandig aan goed na te denken over de vraag wie u als FG aanstelt.