Overdracht patiëntendossiers bij overname (algemeen)

Overdracht patiëntendossiers bij overname (algemeen)

Opt-out
In geval van de overname van een (tandartsen)praktijk, worden de patiëntendossiers doorgaans overgedragen aan de nieuwe praktijkeigenaar/behandelaar. De Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: “AP”) heeft hierover – voor zover wij kunnen nagaan – het volgende standpunt ingenomen. In het kader van een overname is niet vereist dat patiënten expliciete toestemming geven voor de overdracht van hun patiëntendossier. Hierbij geldt wel (i) dat de patiënten geïnformeerd dienen te worden over deze overdracht en (ii) dat de patiënten de mogelijkheid dienen te krijgen om binnen redelijke termijn bezwaar te maken tegen de overdracht van hun dossier. Een termijn van 4 weken wordt beschouwd als redelijk (of 6-8 weken in een vakantieperiode), waarna de dossiers kunnen worden overgedragen.

AP
Het bovengenoemde is ook benoemd op de website van de AP. Echter wordt daarin slechts gesproken over het overdragen van een patiëntendossier aan een nieuwe huisarts. Het lijkt ons desondanks dat deze bepaling breder kan worden geïnterpreteerd, zodat dit ook geldt voor bijvoorbeeld tandartsenpraktijken. Dit bleek min of meer ook uit een telefoongesprek dat wij vorige week hebben gevoerd met de AP.

Jurisprudentie
1) SGIM (2018-017)
Feiten en beoordeling SGIM
Het betreft in casu een geschil tussen een patiënt en een tandarts. De patiënt komt erachter dat haar tandarts – zonder aankondiging – is vertrokken naar Duitsland en dat de praktijk is overgenomen door een orthodontist. De nieuwe behandelaar van de patiënt heeft toegang tot haar dossier. De SGIM stelt vast dat de patiënt door haar voormalige tandarts niet is geïnformeerd over diens vertrek en de overname van de praktijk. Aangezien deze overname tot gevolg heeft gehad dat de patiënt is geconfronteerd met een nieuwe/onbekende behandelaar, oordeelt de SGIM dat het op de weg van de tandarts had gelegen om de patiënt hierover te informeren. Van de tandarts had zodoende mogen worden verwacht dat deze de patiënt zou informeren over diens vertrek, de overname en de overdracht van het patiëntendossier aan een nieuwe behandelaar.

Conclusie
Op basis van het bovengenoemde kan worden geconcludeerd dat de patiënt altijd geïnformeerd dient te worden indien deze – vanwege een overname van de praktijk – te maken krijgt met een nieuwe behandelaar. Dat is in lijn met het AP-standpunt.

2) RTG Amsterdam (ECLI:NL:TGZRAMS:2020:85)
Uit deze uitspraak volgt – kort samengevat – dat bij de beëindiging van een praktijk, patiënten hierover geïnformeerd dienen te worden en hun dossiers moeten worden overgedragen. Een en ander in het kader van de continuïteit van de zorg.

Waarnemer en zzp’er
Indien een patiënt tijdelijk te maken krijgt met een vervanger van diens behandelaar, is tevens niet vereist dat de patiënt toestemming geeft voor de toegang van de vervanger tot diens dossier. Uit artikel 7:457 lid 2 BW volgt namelijk dat “rechtstreeks betrokkenen” (zoals vervangers) toegang hebben tot de patiëntendossiers (indien dit noodzakelijk is voor de behandeling). Desondanks kan de patiënt hier wel bezwaar tegen maken, hetgeen impliceert dat de patiënt in ieder geval geïnformeerd dient te worden over de vervanger en het feit dat deze toegang heeft tot het dossier.

Wanneer de (mond)zorg wordt verleend door verschillende zzp’ers (en de patiënt hier vooraf over op de hoogte is), kan eventueel in de toestemmingsverklaring worden vermeld dat verschillende zorgverleners werkzaam bij de tandartsenpraktijk toegang hebben tot het dossier.

Conclusie
Op basis van het bovengenoemde lijkt het vooral van belang om patiënten goed te informeren indien zij te maken krijgen met een nieuwe behandelaar (bijvoorbeeld als gevolg van de overname van de praktijk). Op die manier krijgen de patiënten een reële mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de overdracht van het dossier en – als zij dat wensen – er bijvoorbeeld voor te kiezen de zorg elders te continueren. Hierbij is van belang om wat voor soort overname het gaat. In geval van bijvoorbeeld een aandelentransactie, zal de behandelaar (zowel de individuele mondzorgprofessionals als de entiteit die de zorg levert) wellicht niet (direct) veranderen en in dat geval is informatievoorziening aan patiënten wat betreft de overname – in ieder geval in het kader van dossieroverdracht – niet nodig. Bij een activa-passiva transactie, waarmee de entiteit van de praktijk in ieder geval wijzigt, is informeren dan waarschijnlijk in de meeste gevallen wel aan de orde.