Tien do’s and don’ts bij een IGJ / NZa controle

9-3-2018

Gezamenlijke controle NZa en IGJ, waar moet ik rekening mee houden?

De NZa en IGJ hebben een gezamenlijke controle binnen de mondzorg aangekondigd. Deze maand leggen zij een aantal aangekondigde bedrijfsbezoeken af. U wordt aangeraden hiervoor voorbereidingen te treffen.

Eerder hebben wij u al geïnformeerd over wat u kunt verwachten bij een controlebezoek van de NZa. Onderstaand zullen wij u verder informeren over de controle die nu is aangekondigd. De NZa en IGJ zijn beide toezichthouders die vergaande bevoegdheden hebben bij het uitvoeren van hun wettelijke taak. Zo kunnen zij van een ieder informatie opvragen die relevant is voor de controle die zij uitvoeren. De onderzoeksdoeleinden van de beide toezichthouders zijn echter wel verschillend. Waar de NZa als marktmeester binnen de zorg voornamelijk zal controleren op de verrichtingen die door zorgaanbieders worden uitgevoerd en specifiek beoordelen of voor de geleverde prestatie ook een prestatiebeschrijving is opgenomen, zal een onderzoek van IGJ zich met name richten op de kwaliteit van zorg en de verslaglegging. Heeft u zich aan de daarvoor geldende richtlijnen gehouden? Voldoet de praktijk aan de eisen die hieraan worden gesteld?

Het is van belang te realiseren en te controleren dat met de inzet van de bevoegdheden door de betreffende toezichthouder, het juiste doel wordt nagestreefd. Concreet: zorg ervoor dat de ambtenaar van de IGJ geen informatie opvraagt of verstrekt krijgt die ook niet tot doel heeft om de kwaliteit van zorg of de verslaglegging te controleren. Vraag bij twijfel na waarom de betreffende inspecteur die informatie daarvoor nodig denkt te hebben.    

Onderstaande 10 regels kunnen u helpen bij uw voorbereiding op een eventueel toezichtbezoek in het kader van deze controle.

Ontvangst van de toezichthouders
1. Ontvang de toezichthouder(s) bij voorkeur in een besloten ruimte waar geen dossiers of documenten aanwezig zijn. Vraag de toezichthouders naar hun legitimatiebewijzen en maak daarvan (desnoods met een telefoon) een kopie.

Betreden pand
2. Toezichthouders mogen in beginsel alle panden en gebouwen betreden. In sommige gevallen mogen toezichthouders ook woningen onderzoeken. Zorg dat er altijd iemand van uw organisatie de toezichthouders vergezelt. De NZa komt veelal met meerdere toezichthouders tegelijk, dus zorg er voor dat op de dag van de controle binnen de organisatie afdoende mensen beschikbaar zijn om iedere toezichthouder te begeleiden.

Inzage in en kopiëren van documenten
3. Toezichthouders mogen in beginsel documenten inzien en daar kopieën van maken. Ook digitale documenten. Correspondentie tussen een zorgaanbieder en een advocaat is evenwel geprivilegieerd en vertrouwelijk en valt hierbuiten.

4. Geef nooit zomaar toegang tot een dossier. Overhandig nooit een complete map met gegevens of protocollen om vervolgens de toezichthouder daarin te laten zoeken naar een document. Verstrek uitsluitend de informatie of het document waar om gevraagd wordt. Vraag de toezichthouders zo nodig te specificeren welk document zij willen inzien en waarom. Registreer bovendien welke documenten de toezichthouders hebben ingezien en waar zij kopieën van hebben gemaakt.  Maak een extra kopie voor de eigen administratie van alle documenten waar de toezichthouder een kopie van heeft gemaakt. Daarnaast verdient het de voorkeur dat u zelf alle kopieën maakt.

5. Ook toezichthouders moeten de privacywetgeving in acht nemen. Zij mogen alleen van haar bevoegdheden gebruik maken als dat noodzakelijk is en in verhouding staat tot het te onderzoeken controledoel.  

De NZa heeft de bevoegdheid te controleren of mondzorg professionals prestaties in rekening brengen die overeenstemmen met de prestatiebeschrijving of de tariefbeschikking en kan voor dat doel gegevens opvragen.

De controle van IGJ zal voornamelijk gericht zijn op de kwaliteitseisen en of patiëntendossiers voldoen aan de gestelde eisen die gelden om de prestaties in rekening te kunnen brengen en toetsen of aan deze kwaliteitseisen voldaan is. U doet er daarom goed aan de landelijk geldende kwaliteitseisen scherp te hebben en goed te kunnen uitleggen op welke wijze de kwaliteitseisen zijn geborgd in de praktijk. Specifiek zal worden gekeken naar de toestemmingsverklaring van de ouders van de betreffende kinderen. Het is raadzaam om de controledoelen, die inmiddels gepubliceerd zijn door IGJ, nader te bekijken voorafgaand aan de controle.

6. Let goed op aan wie u de medische gegevens bij de toezichthouders verstrekt. Wet-  en regelgeving bepaalt dat de gegevens mogen worden opgevraagd door een specifiek door de NZa aangewezen persoon. Vraag dus ook na welke persoon dat is en verstrek de informatie alleen aan díe persoon.

Het beantwoorden van vragen
7. Toezichthouders mogen personen om inlichtingen vragen.  Het kan voorkomen dat de toezichthouders u de ‘cautie’ stellen, oftewel, u wijzen op uw zwijgrecht. In dat geval vermoedt de toezichthouder dat u of uw praktijk een overtreding heeft begaan waar een boete voor kan worden opgelegd en dient u extra oplettendheid te betrachten bij het beantwoorden van vragen. U kunt in dat geval ook gebruik maken van uw zwijgrecht en niet antwoorden. Enigszins verwarrend: indien de cautie is gegeven hoeft u niet zelf antwoord te geven op vragen, maar blijft u wel verplicht medewerking te verlenen voor zover dat ziet op andere zaken dan uw eigen verklaring, bijvoorbeeld het verstrekken van documenten.

8. Beantwoord vragen kort en bondig. Vertel niet uit uzelf meer dan dat er wordt gevraagd. Geef geen antwoord op vragen die u niet goed begrijpt, met een complex karakter of ten aanzien van zaken die u niet zeker weet. Vraag de toezichthouders in dat geval de vragen op schrift te stellen zodat u daar later schriftelijk op kan reageren of, als dat niet kan, antwoord dan dat u het niet zeker weet en daar nu geen concreet antwoord op kan geven.

Vertrek van de toezichthouders
9. Vraag na afloop om een overzicht van hetgeen de toezichthouders hebben gekopieerd (indien u de kopieën niet zelf heeft gemaakt), van de personen die zij hebben gesproken en vraag om een kopie van de verslagen van die gesprekken. Maak zelf een verslag van het hele bezoek. Voor zover vragen niet zijn beantwoord of inzage en kopieën zijn geweigerd van bepaalde documenten, zorg dan dat dit in het eigen verslag wordt opgenomen, bij voorkeur met vermelding wat de reden hiervoor was en wat aan de toezichthouder is medegedeeld terzake. Let ook op de formulering van een verslag, het maakt bijvoorbeeld uit of daarin staat dat u heeft verklaard dat een bepaald document er niet is of dat dit document tijdens het toezichtbezoek niet kon worden getoond.

Tot slot
10. Indien u twijfelt over welke medische informatie u mag of moet verstrekken, welk vragen u moet beantwoorden of op welke wijze u een grondig verslag maakt van het toezichtbezoek, heeft u het recht u te laten bijstaan door een advocaat, bij voorkeur één die gespecialiseerd is in de zorg. Dat geldt ook in het geval de toezichthouders naar aanleiding van het toezichtbezoek besluiten sancties te treffen jegens u of uw praktijk.